نمودار گانت چیست؟

تصور کنید با یک دست می‌خواهید چندین توپ را بردارید. زمانی که می‌خواهید توپ بیشتری را در دست داشته باشید، قطعا تمامی‌توپ‌ها را از دست می‌دهید و کل کار برای یک توپ بیشتر، از بین می‌رود. مدیریت پروژه کاملاً شبیه شعبده بازی است که شما دائماً بین چندین وظیفه‌، افراد‌، پروژه‌ها و غیره “درگیر” هستید. لحظه‌ای که مدیریت پروژه خود را از دست می‌دهید‌، کل برنامه‌ریزی‌ می‌تواند نابود شود و پیامدهای جدی داشته باشد.

به همین دلیل داشتن یک مرور کلی تصویری از یک پروژه و دانستن اینکه چه زمانی هر فعالیتی در حال اتمام است و چه کسی روی آن کار می‌کند، مفید است. این جایی است که نمودار گانت وارد می‌شود. نمودار گانت، نه فقط برای مدیران پروژه، بلکه افراد از هر طیف زندگی برای برنامه‌ریزی‌‌، سازماندهی و ارائه استفاده می‌کنند. اگر همیشه می‌خواستید یاد بگیرید نمودارهای گانت چیست و چگونه می‌توانید از آنها بهره مند شوید‌، به مکان مناسب رسیده اید. قبل از اینکه فوراً به مزایای آن بپردازیم‌، ابتدا باید درک کنیم که دقیقا نمودار گانت چیست.

طبق ویکی پدیا‌، نمودار گانت نوعی نمودار ‌میله‌ای است که برنامه‌ای از پروژه را نشان می‌دهد و روابط وابستگی بین فعالیت‌ها و وضعیت برنامه فعلی را نشان می‌دهد. اگر بخواهیم به عبارت ساده‌تر‌ بیان کنیم‌، نمودارهای گانت، تصویری از وظایفی هستند که در برابر زمان، نشان داده می‌شوند. این نمودار اطلاعات مهمی‌مانند این که هر فردی به چه کاری اختصاص داده شده است، مدت زمان وظایف و فعالیتهای همپوشانی پروژه را نشان می‌دهند. در مجموع‌، نمودارهای گانت، نقشه‌ای عالی برای برنامه‌ریزی و مدیریت یک پروژه هستند.

اگر فکر می‌کنید نمودار گانت برای چه مواردی استفاده می‌شود و چرا برای رهبران مفید است‌، باید بدانید که این نمودارها روند برنامه‌ریزی‌ را ساده می‌کنند. از آنجا که ایجاد‌، استفاده و پیگیری آنها ساده است‌، ثابت می‌شود که کمک بزرگی به مدیران می‌کنند.

نمودار گانت‌، در ساده‌تر‌ین شکل خود‌، جدول زمانی است که نحوه پیشرفت پروژه در طی فرایند مدیریت پروژه را نشان می‌دهد. نمایش جدول زمانی ارائه شده توسط نمودار گانت برای برنامه‌ریزی‌ و مدیریت پروژه‌ها کاملاً مفید است. این به مدیران پروژه و تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا ارزیابی کنند که یک پروژه چه مدت طول می‌کشد‌، منابع مورد نیاز را تعیین می‌کند‌، وابستگی‌های بین وظایف را مشخص می‌کند و ترتیب اجرای هر کاری را در صورت تحویل پروژه، سازماندهی و مدیریت می‌کند.

با جلو رفتن پروژه‌، نمودار گانت به طور همزمان تنظیم می‌شود و یک برنامه به‌روز از پروژه را نشان می‌دهد تا همه (تیم‌ها‌، مشتریان و سهامداران) از پیشرفت مطلع کند. علاوه بر این‌، نمودارهای گانت جایگزین جلسات می‌شوند و سایر به‌روزرسانی‌های وضعیت را بهبود می‌بخشند. این نمودارها، درک پیشرفت کارها و صحبت در مورد مشکلاتی که ممکن است با آنها روبرو شوند را برای تیم‌ها آسان می‌کنند.

نمودارهای گانت تاریخ جالبی دارند که نیاز است با آن آشنا شویم. منشا این ابزار به اواخر دهه 1800 برمی‌گردد زمانی که یک مهندس لهستانی به نام Karol Adamiecki نموداری را به نام سازگاری اختراع کرد. دلیل اصلی اختراع این نمودار بهبود نحوه نمایش برنامه‌های تولید در آن زمان بود. تنها مشکل این بود که همه یافته‌ها و سایر اطلاعات مهم فقط به زبان‌های لهستانی و روسی منتشر شد. در همین زمان‌، هنری لورنس گانت که یک مشاور مدیریت و یک مهندس بود، در حدود سال 1910 در حال کار بر روی مفهوم مشابه بود. با گذشت زمان‌، دستخوش تغییراتی شد و به نمودارهای گانت تبدیل شد. بنابراین هنری گانت را مخترع نمودار گانت (از این رو نام) می‌دانند.

بزرگترین مزیت استفاده از نمودارهای آنلاین گانت در مدیریت پروژه این است که می‌توانید همه موارد مربوط به پروژه را در یک مکان واحد مشاهده کنید. این به عنوان یک ابزار تجسم و اولویت بندی عالی عمل می‌کند. زیرا در این نمودار، کلیات پروژه ارائه می‌شود و در مورد اطلاعات مهم مانند اعضای درگیر در هر مرحله‌، ترتیب وظایف‌، مدت زمان‌، تاریخ‌های شروع تا پایان‌، وابستگی به وظایف و پیشرفت در آنها گفته می‌شود. از این رو‌، ‌نرم‌افزار آنلاین نمودار گانت، در تجهیز مدیران پروژه به اطلاعاتی که برای نظارت بر پروژه نیاز دارند، مفید است.

ارتباط بخشی جدایی ناپذیر از یک پروژه است که می‌تواند آن را ایجاد یا خراب کند. در حقیقت‌، 86٪ از کارمندان‌، کمبود ارتباطات را بزرگترین دلیل شکست کار در محل کار می‌دانند. از طرف دیگر، نمودارهای گانت به ارائه ارتباطات شفاف معروف هستند. مدیران پروژه می‌توانند با استفاده از این نمودارها بفهمند چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند و برای پیش برد هرچه بهتر پروژه، اطلاعات مورد نیاز را به فرد یا افراد مورد نظر منتقل کند. این موضوع به مدیران پروژه کمک می‌کند تا با اعضای تیم، ارتباط بهتری برقرار کنند و همچنین روابط اعضا را به عنوان یک تیم بهبود ببخشند. از همه مهمتر‌، نیاز به داشتن ابزاری جداگانه برای ردیابی اهداف را از بین می‌برد.

وقتی از منابع مالی، بیشتر از وظایف و فرایندها استفاده می‌شود، مشکلات مالی زیادی بوجود می‌آید. نمودارهای گانت به شما این امکان را می‌دهد تا هنگام دیدن جدول زمانی پروژه‌، از منابع خود به طور موثر استفاده کنید که در آن می‌توانید نحوه استفاده از منابع را به راحتی مشاهده کنید. در نمودارهای گانت‌، همچنین می‌توانید وظایف را تفویض کرده و به شخص دیگه ای بسپارید. از این طریق می‌توانید منابع را به طور موثر مدیریت کنید و وقتی منابع به درستی مدیریت شوند‌، احتمالاً پروژه‌ها در بودجه و مهلت مقرر به اتمام می‌رسند.

هنگامی‌که پروژه خود را در یک ‌نرم‌افزار نمودار گانت برنامه‌ریزی‌ کردید‌، می‌توانید پیشرفت پروژه‌های موجود در آن را بررسی کنید. ویژگی اندازه گیری پیشرفت پروژه، شما را قادر می‌سازد که اگر در برنامه خود عقب افتادید، در استراتژی خود تغییراتی را ایجاد کنید. از آنجا که اعضای پروژه می‌توانند درصد تکمیل شده هر کار را به‌روز کنند‌، همه در یک صفحه باقی می‌مانند. این اطلاعات برای تعیین اینکه آیا پروژه در مسیر درست پیش رفته است یا خیر، کاملاً مفید است.

در بعضی مواقع‌، نمی‌توانید کار خاصی را شروع کنید مگر اینکه کار دیگری که به کار اول وابسته است، انجام شود. چنین وابستگی‌هایی به وظایف می‌تواند مدیریت امور را دشوار کند. خصوصاً در مورد پروژه‌های پیچیده ای که وظایف زیادی دارند. هنگامی‌که می‌توانید نمای کلی پروژه‌ها را در یک ‌نرم‌افزار نمودار گانت مشاهده کنید‌، به راحتی می‌توانید ببینید که کدام وظایف به یکدیگر وابسته هستند و آنها را به گونه ای برنامه‌ریزی‌ می‌کنید که به هیچ وجه بر پیشرفت کلی تأثیر نگذارد و اعضای تیم از مسئولیت برابر برخوردار هستند .

وقتی در یک پروژه گیر می‌کنید و نمی‌دانید اوضاع به کجا می‌رود‌، احساس خوبی نیست. اگرچه گیر کردن هنگام کار روی یک پروژه کاملاً معمول است؛ اما با این حال‌، نمودارهای گانت به شما امکان می‌دهد فقط با یک کلیک، اطلاعات را با وضوح بسیار بیشتری مشاهده کنید. همانطور که بلافاصله می‌توانید پیشرفت کارها را مشاهده کنید‌، به شما و دیگران که در حال کار بر روی یک پروژه هستند کمک می‌کند تا درک بهتری از روند وقوع امور داشته باشید. وضوح بیشتر به معنای درک بهتر است که بیشتر منجر به موفقیت آمیز شدن یک پروژه می‌شود.

بسیاری از مدیران پروژه، زمان بندی را به عنوان یکی از بزرگترین مزایای نمودارهای گانت در مدیریت پروژه عنوان می‌کنند. از آنجا که زمان نقش مهمی‌در یک پروژه دارد‌، بنابراین یک ‌نرم‌افزار نمودار گانت به اعضای پروژه کمک می‌کند تا میزان تاخیر زمانی را هنگام مدیریت پروژه‌ها درک کنند.

مطلب مرتبط: با قانون پارکینسون زمان را از دست ندهید!

با این حال‌، کار با یک تیم از راه دور چالش‌های خاص خود را دارد. هنگامی‌که شما یک پروژه را با یک تیم از راه دور مدیریت می‌کنید‌، در هماهنگی و نگه داشتن همه افراد با مشکلات بیشتری روبرو هستید. نمودار گانت‌، به عنوان یک راه حل موثر برای تیم‌های مدرن‌، باعث می‌شود که همه در هنگام کار با یکدیگر در یک صفحه بمانند. نمودار گانت قطعاً یکی از بهترین راه‌ها برای کار با تیم‌های از راه دور و ایجاد انگیزه در آنها است. به شما امکان می‌دهد کارهای انجام شده‌، آنچه در دست انجام است و آنچه در پیش است را تجسم کنید و همه را شانه به شانه در طول توسعه پروژه صرف نظر از کشور یا منطقه زمانی که در آن هستند‌، نگه دارید.

استفاده از نمودارهای گانت در طول مدیریت پروژه به مدیران و تیم‌ها اجازه می‌دهد تا پیشرفت تیم را ردیابی کنند و پیروزی‌های بزرگ (مانند یک کار به موقع انجام شده و یک نقطه عطف قبل از برنامه) و همچنین شکست‌های بزرگ را برجسته کنند. این عملکرد نمودار گانت به ایجاد حس پاسخگویی در محل کار کمک می‌کند. هم به مدیران و هم به اعضای تیم فرصتی عادلانه برای استفاده از این راه حل می‌دهد تا مشخص کند که آنها مرتباً از انتظارات فراتر رفته و در محل کار به رسمیت شناخته می‌شوند.

تغییر، بخش مهمی ‌از روند مدیریت پروژه است. حتی اگر به نظر می‌رسد که طرح پروژه شما بی‌عیب و نقص است‌، شما و تیم خود باید آماده این احتمال باشید که ممکن است مجبور شوید انتظارات خود را بر اساس شرایط متغیر، تنظیم کنید. داشتن یک ابزار کاربر پسند مانند نمودار گانت می‌تواند به شما کمک کند تا در چنین شرایطی خود را از سردردهای احتمالی خلاص کنید. شما می‌توانید از نمودار گانت برای کمک به تیم خود در جهت حرکت به سمت رسیدن به هدف و نقاط عطف مورد نظر استفاده کنید.

سادگی و سهولت دسترسی به کلیه اطلاعات مربوطه‌، نمودارهای گانت را به گزینه ای ایده آل برای تیم‌ها تبدیل می‌کند تا از آنها برای تنظیم برنامه‌های خود استفاده کنند. به همین دلیل نمودارهای گانت در تیم‌های مدیریت پروژه، فناوری اطلاعات و توسعه به طور گسترده ای مورد استفاده قرار می‌گیرند. جدا از آنها‌، بازاریابی‌، مهندسی‌، راه اندازی محصول‌، تیم‌های تولیدی همچنین می‌توانند از نمودارهای Gantt استفاده کنند تا نمای کلی از چگونگی روند کار در جبهه کار را بدست آورند.

قبل از شروع جستجوی بهترین ‌نرم‌افزار نمودار Gantt برای تیم خود‌، نگاهی به ‌نرم‌افزارهای نمودار Gantt زیر با بالاترین امتیاز بیندازید:

ProofHub یک ‌نرم‌افزار مدیریت پروژه با ویژگی‌های غنی‌، دارای نمودارهای قدرتمند گانت است که استفاده از آن آسان است. شما می‌توانید تمام وظایف یک پروژه را در نمای تایم‌لاین تجسم کنید که به شما ایده بهتری از نحوه اجرای پروژه‌ها و اینکه آیا پروژه در زمان از پیش تعیین شده به پایان می‌رسد یا خیر را می‌دهد.

با استفاده از نمودارهای ProofHub’s Gantt‌، می‌توانید وابستگی‌ها را بین وظایف تعیین کرده و مسیرهای حیاتی را برجسته کنید که به شما کمک می‌کند تا تحویل به موقع یک پروژه را تضمین کنید. علاوه بر این‌، رابط کاربری کشیدن و انداختن(Drag & Drop) تغییر برنامه پروژه و یا تغییر مهلت پروژه، بسیار آسان است. در اینجا برخی از نکات مهم نمودارهای گانت ارائه شده توسط ProofHub وجود دارد:

• کارهای جدید ایجاد کنید و آنها را به اعضای تیم خود اختصاص دهید
• وظایف را در اولویت قرار دهید و پیشرفت کار را با درصد مشخص کنید
• پیشرفت هر کار و همچنین پیشرفت کل پروژه را پیگیری کنید
• نقاط عطف را با کارها ایجاد و مرتبط کنید
• مدیریت کنید که اعضای تیم شما می‌توانند به یک نمودار گانت دسترسی پیدا کنند یا خیر
• از نمودارهای گانت، خروجی بگیرید تا آنها را خارج از ‌نرم‌افزار مشاهده کنید و همچنین چاپ کنید تا از آنها در جلسات استفاده کنید.

علاوه بر این‌، می‌توانید از تایمرها برای ثبت داده‌های زمان‌، ایجاد گزارش‌های سفارشی فوری در پروژه و حتی برقراری ارتباط با همکاران خود با استفاده از رابط گفتگوی داخلی استفاده کنید.

Celoxis به شما امکان می‌دهد با استفاده از نمودارهای گانت داخلی خود‌، برنامه‌های پویای پروژه ایجاد کنید و پروژه‌های خود را مدیریت کنید. شما یک مرور کلی از برنامه زمان بندی پروژه خواهید داشت و پیشرفت پروژه را پیگیری می‌کنید. با استفاده از نمودار Gantt Celoxis می‌توانید پروژه خود شروع کنید و به راحتی کارهایی را ایجاد کنید‌، تاریخ‌های شروع و پایان را تعیین کنید و نقاط عطف را تعیین کنید. وابستگی به وظایف را مشخص کنید و برنامه‌های پویای پروژه را ایجاد کنید تا اطمینان حاصل کنید که تلاش‌های تیم شما نتایج خوبی می‌دهد.

GanttPRO نام محبوب دیگری در میان ‌نرم‌افزار نمودار Gantt است که برای مدیریت پروژه بسیار مناسب است. به شما امکان می‌دهد پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی‌ کرده و تمام وظایف موجود در نمودار گانت را مدیریت کنید. علاوه بر این‌، روند تفویض وظیفه آسان است و شما همیشه می‌توانید در مورد افرادی که روی چه کاری کار می‌کنند به‌روز باشید. برای اولویت بندی کارها‌، تنظیم وابستگی‌ها و تعیین مدت زمان هر کار می‌توانید به این ابزار گانت اعتماد کنید.

ساده‌، شهودی و قدرتمند اصطلاحاتی دقیق هستند که نمودارهای گانت ارائه شده توسط Instagantt را تعریف می‌کنند. قابلیت کشیدن و رها کردن این ابزار‌، ترسیم پروژه خود را بر روی نمودار گانت بسیار آسان می‌کند و نیازی به آموزش قبلی یا دانش فنی ندارید. بسیاری از ویژگی‌های موجود در Instagantt در نمودارهای Gantt خود وجود دارد. مانند پیشرفت کار به صورت درصدی‌، برجسته کردن وقایع خاص و نقاط عطف و اضافه کردن رنگ‌های سفارشی برای نمودارها. این ابزار همچنین به شما امکان می‌دهد نمودارهای گانت را به عنوان تصاویر و صفحات گسترده اکسل، Export کنید.

Tom’s Planner سازنده نمودار پروژه گانت است که می‌توانید با استفاده از آن در مدت زمان کوتاهی نمودارهای گانت حرفه ای و جذاب ایجاد کنید. این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا اعضای تیم خود را دعوت کنید تا ببینند چگونه وظایف آنها در تصویر بزرگتر پروژه جای می‌گیرد. رعایت ضرب الاجل برای اتمام موفقیت آمیز یک پروژه بسیار مهم است و Tom’s Planner به شما کمک می‌کند تا تاریخ موعد انجام وظایف خود را پیگیری کنید. همچنین می‌توانید زمانبندی پروژه‌های خود را به صورت نمای ساعتی‌، روزانه‌، هفتگی یا ماهانه انتخاب کنید.

• اطلاعات پروژه را با دیگران به اشتراک بگذارید
• همکاری در زمان واقعی
• کشیدن و رها کردن آسان برای یک برنامه‌ریزی‌ کارآمد
• Import و Export و ادغام با برنامه‌های شخص ثالث

همچنین‌، قبل از شروع استفاده از یک ‌نرم‌افزار نمودار گانت برای پروژه‌های خود‌، چند سوال مهم از خود بپرسید. در اینجا چند سوال آورده شده است که ممکن است به شما کمک کند:

• چرا دقیقاً به نمودار گانت نیاز دارید؟ (برای برنامه‌ریزی‌ منابع یا مدیریت پروژه‌ها)
• آیا همزمان با چندین پروژه سروکار دارید؟
• چه تعداد از وظایف شما تکراری است؟
• آیا شما نیاز به همکاری با دیگران دارید؟

یافتن پاسخ به این سئوالات به شما کمک می‌کند تا درک بهتری از اینکه می‌خواهید ابزار گانت چارت شما چه مشکلاتی را حل کند‌، بهتر بدست آورید و بدین ترتیب مشاهده ابزار مناسب در میان تمام گزینه‌های موجود برای شما آسان تر شود.